ניהול יומן של מישהו אחר
רוב הכלים בקטגוריה נכתבו למי שמתאם את היומן של עצמו. הדף הזה נכתב למי שמתאם את היומן של מישהו אחר, לרוב של כמה אנשים, ולרוב בזמן שהיא על הטלפון עם צד שלישי.
Bookie אינה יומן משותף
Bookie אינה יומן משותף ואינה יוצרת יומן חדש. יומן משותף פותר בעיה אחרת: הוא נותן לכמה אנשים לראות ולכתוב באותו לוח. הבעיה של מי שמתאמת עבור מנהל אינה ראייה אלא הצלבה: היא צריכה לדעת מתי המנהל, הצד השני ולפעמים חדר ישיבות פנויים באותה משבצת.
לכן Bookie לא יוצרת יומן חדש ולא מבקשת מכולם לעבור אליו. כל אחד נשאר ביומן Google או Outlook שלו, ו־Bookie קוראת מהם את הזמנים הפנויים ומצליבה ביניהם.
מה אפליקציה לניהול יומן משותף צריכה לעשות
מי שמחפש אפליקציה לניהול יומן משותף בדרך כלל לא מחפש עוד לוח לצפייה, אלא דרך לקבוע בלי לשאול. יומן פגישות משותף פותר את הצפייה ומשאיר את ההצלבה ידנית, ולכן ניהול יומן פגישות אמיתי נמדד בשאלה אחת: כמה מהר יוצא מכאן מועד שכולם פנויים בו.
Bookie עונה על זה בלי לבקש מאף אחד לעבור יומן: כל מנהל נשאר ביומן Google או Outlook שלו, ומי שמתאמת עובדת מול כולם במקום אחד.
היום של מי שמתאמת
מה המנהל חושף כשהוא מחבר יומן
שלושה דברים ולא יותר: מתי היומן פנוי ומתי תפוס, שמות היומנים שבחשבון, והפגישות ש־Bookie עצמה יצרה כדי לעדכן או לבטל אותן. הכותרות, התיאורים והמוזמנים של פגישות אחרות אינם נקראים, ו־Gmail, Drive ואנשי הקשר מחוץ להיקף לגמרי.
לעומת השיטות המקובלות
- הרשאת כתיבה מלאה ליומן של המנהל נותנת גישה לכל תוכן היומן, וגם אז צריך להצליב ידנית מול הצד השני.
- יומן משותף לצוות עובד כשכולם באותו ארגון, ולא כשהצד השני הוא לקוח או ספק.
- טבלה משותפת מתיישנת ברגע שמישהו קובע פגישה בלי לעדכן אותה.
שאלות נפוצות
אפשר לתאם עבור כמה מנהלים במקביל?
כן, וזה המקרה שהמוצר נבנה עבורו. כל יומן שמחובר לארגון זמין לתיאום, עד חמישה במסלול הבסיסי ועד עשרים בפלוס.
צריך שהמנהל יהיה מחובר כדי לקבוע לו?
לא. אחרי שהיומן שלו חובר פעם אחת, התיאום עבורו נעשה בלעדיו, והפגישה נכנסת ליומן שלו כשהיא נקבעת.
מה קורה כשמזכירה עוזבת את התפקיד?
היומנים מחוברים לארגון ולא לאדם שמתאם, כך שהסרה של חבר צוות אינה מנתקת יומן ואינה מבטלת פגישות שכבר נקבעו.
ללא כרטיס אשראי